Documentación — GAZU Stack CRM
Referencia funcional de módulos, integraciones y el ciclo de ventas. Para usuarios con acceso o equipos evaluando el producto.
Primeros Pasos: Path to Value en 20 Minutos
Gazu Stack CRM no requiere implementaciones de meses. Si eres administrador, sigue estos 4 pasos para configurar tu instancia y empezar a vender hoy mismo.
Módulos del CRM
Dashboard
Pantalla de inicio con widgets personalizables: leads activos, citas próximas, tareas pendientes, pagos, demos, mensajes de WhatsApp y métricas SEO. Punto de partida para saber qué necesita atención inmediata.
Leads
Núcleo del pipeline comercial. Registra y gestiona todos los prospectos con perfil completo: historial de interacciones, estado del pipeline (Nuevo → Contactado → Cita Programada → Evaluando → Propuesta Enviada → En Negociación → Ganado → Perdido → Cliente), citas, tareas y propuestas en un solo lugar.
Clientes
Leads que completaron el proceso de venta. Gestiona la relación postventa con métricas de ingresos, proyectos activos y seguimiento de pagos. Un lead se convierte en cliente al cambiar su estado de pipeline a "Cliente".
Citas
Agenda de reuniones sincronizada con Google Calendar. Crea citas asociadas a leads con opción de Google Meet, Zoom o Teams. Los eventos se sincronizan automáticamente con el calendario personal del ejecutivo.
Tareas
Gestiona próximas acciones vinculadas a leads: llamadas, WhatsApp, emails, reuniones virtuales, notas internas y tareas generales. Se organizan por urgencia (hoy, próximos 7 días, más adelante) y se pueden vincular a propuestas o demos.
Proyectos
Vista global de los proyectos activos. Los proyectos se crean automáticamente al aceptar una propuesta, vinculados al lead y la propuesta original. Registra el estado de entrega y el avance del trabajo.
Mailbox
Bandeja de correo centralizada. Conecta cuentas de Gmail u otros proveedores compatibles (IMAP/SMTP) para leer, responder y redactar emails desde el CRM. Incluye búsqueda, filtros por carpeta y sincronización automática en segundo plano.
Chat Interno
Sistema de mensajería colaborativa y notificaciones globales para miembros del equipo. A diferencia de WhatsApp (externo) y Astro (IA), permite la sincronización multi-tenant y el envío de notificaciones persistentes en la barra lateral.
WhatsApp Business
Bandeja unificada de mensajería WhatsApp Business con notificaciones en tiempo real. Gestiona conversaciones, usa plantillas de mensajes aprobadas por Meta e inicia contactos dentro de la ventana de 24 horas. Los administradores gestionan plantillas desde la sección Plantillas.
Catálogo de Servicios
AdminGestiona el catálogo de servicios disponibles para agregar a cotizaciones. Define nombre, categoría, tipo de cobro (único, mensual o anual) y precio base en USD. Solo disponible para administradores.
Demos Web
Comparte y gestiona visualizaciones de proyectos con los clientes. Cada demo se vincula a un lead y opcionalmente a una propuesta, permitiendo hacer seguimiento del acceso del prospecto.
Prospector
Herramienta de generación de leads. Busca empresas o negocios por nombre, categoría o ubicación geográfica, y muestra datos de contacto, calificación y sitio web. Los resultados se importan directamente como leads al pipeline.
Auditorías SEO
Analiza la presencia digital de un prospecto antes de una reunión. Genera un reporte con métricas de rendimiento web, autoridad de dominio y tráfico orgánico estimado. El reporte se vincula al perfil del lead.
Propuestas
Gestiona propuestas comerciales con cotización integrada (CPQ). Construye cotizaciones línea a línea desde el catálogo de servicios, con soporte multi-moneda y múltiples opciones de cotización por propuesta. Estados: Borrador, Enviada, Aceptada, Rechazada. Incluye exportación a PDF y envío por correo. Al aceptar una propuesta, se crea automáticamente un proyecto, los pagos programados y una tarea de onboarding.
Pagos
AdminRegistro interno de cobros vinculados a propuestas aceptadas. Controla qué se ha cobrado y qué está pendiente. Los pagos se crean automáticamente desde el cronograma de la propuesta al ser aceptada, o se pueden registrar manualmente.
Centro de Ayuda
Documentación integrada dentro del CRM con guías de uso para cada módulo. Aprende a dominar cada funcionalidad sin salir del sistema.
Configuración
AdminPanel de configuración del CRM con pestañas de: Perfil personal, Seguridad (contraseña y 2FA), Conexiones (Google Calendar y correo electrónico). Los administradores acceden adicionalmente a: Equipo (invitar y gestionar usuarios), Apariencia (logo, nombre y colores de marca) e Información de Empresa (datos fiscales, moneda, términos y redes sociales).
Roles y Permisos
Acceso completo al CRM.
- •Ver leads, propuestas y pagos de todo el equipo
- •Invitar, editar roles y eliminar usuarios
- •Gestionar plantillas de WhatsApp
- •Acceder al Catálogo de Servicios
- •Personalizar apariencia del CRM (logo, colores de marca)
- •Configurar información del negocio (datos fiscales, moneda, términos)
- •Gestionar todas las integraciones y configuración global
Acceso operativo al pipeline de ventas.
- •Gestionar sus leads asignados, citas y tareas
- •Crear propuestas y registrar pagos de sus leads
- •Usar Mailbox, WhatsApp, Prospector y Auditorías SEO
- •Actualizar perfil personal y configurar seguridad (contraseña, 2FA)
- •Conectar su cuenta de correo y Google Calendar
Integraciones
Google OAuth2
Propósito
Inicio de sesión con cuenta Google
Datos accedidos
Nombre, correo electrónico y foto de perfil
Configuración
Se establece en el primer inicio de sesión. Para revocar, visita myaccount.google.com/permissions
Google Calendar
Propósito
Sincronización de citas con el calendario personal del ejecutivo
Datos accedidos
Eventos creados desde el CRM (lectura y escritura)
Configuración
Conectar / desconectar desde /crm/settings → Conexiones
Correo Electrónico (Gmail / SMTP)
Propósito
Lectura y envío de correos desde el módulo Mailbox
Datos accedidos
Correos vinculados a leads registrados en el CRM
Configuración
Conectar / desconectar desde /crm/settings → Conexiones. Compatible con Gmail (OAuth) y servidores SMTP/IMAP personalizados
WhatsApp Business (Meta)
Propósito
Bandeja unificada de mensajería B2B
Datos accedidos
Mensajes del número de WhatsApp Business conectado
Configuración
Requiere cuenta Meta Business verificada. Los administradores gestionan plantillas desde /crm/whatsapp/templates
Google Places
Propósito
Búsqueda de prospectos en el módulo Prospector
Datos accedidos
Datos públicos de negocios (nombre, dirección, teléfono, calificación)
Configuración
Se activa automáticamente. Sin configuración adicional
Google PageSpeed
Propósito
Métricas de rendimiento web para Auditorías SEO
Datos accedidos
Datos públicos de rendimiento de URLs analizadas (sin datos de usuario)
Configuración
Se activa automáticamente. Sin configuración adicional
DataForSEO
Propósito
Autoridad de dominio y tráfico orgánico en Auditorías SEO
Datos accedidos
Datos públicos de dominios analizados (sin datos de usuario)
Configuración
Gestionada a nivel de plataforma. Sin configuración por parte del usuario
Flujo del Ciclo de Ventas
Desde la prospección inicial hasta el cierre y entrega, el equipo recorre un flujo guiado con las herramientas correctas en cada etapa.
Guía de Integración WhatsApp Business
1. ¿Qué significa todo esto? — Glosario sin tecnicismos
Antes de explicar cómo funciona, necesitas entender tres conceptos clave. Son sencillos.
Meta Business Portfolio (Portafolio de Negocios)
¿Qué es? Es tu "carpeta maestra" en el sistema de Meta (la empresa dueña de WhatsApp, Facebook e Instagram). Dentro de esta carpeta viven todos tus activos: tu número de WhatsApp, tus plantillas de mensajes, tu perfil de negocio.
Analogía: Piénsalo como el expediente de tu empresa en un banco. El banco (Meta) conoce a tu empresa, y dentro del expediente tienes tus cuentas, tarjetas y servicios.
¿Quién lo controla? Tú, el negocio. El CRM nunca es dueño de tu portafolio. Solo tiene permiso para usarlo.
WABA — WhatsApp Business Account (Cuenta de WhatsApp Business)
¿Qué es? Es la cuenta oficial de WhatsApp de tu empresa. Aquí está tu número de teléfono de negocio, tu nombre que ven los clientes, tu foto de perfil y tus mensajes aprobados.
Analogía: Si el Portafolio de Negocios es tu expediente en el banco, el WABA es una cuenta bancaria específica dentro de ese expediente. Puedes tener varias cuentas (varios WABAs), pero cada número de WhatsApp pertenece a un solo WABA.
¿Quién lo controla? Siempre tú. Si decides cambiar de CRM o de proveedor, tu WABA y tu número se quedan contigo.
System User Token (Token de Usuario del Sistema)
¿Qué es? Es como una "llave maestra digital" que tú generas en el sistema de Meta y le das al CRM. Esta llave le permite al CRM enviar mensajes y administrar tu cuenta en tu nombre, pero sin que el CRM conozca tu contraseña de Facebook.
Analogía: Es como darle a tu empleado de confianza una tarjeta de acceso al edificio. Él puede entrar y hacer su trabajo, pero no tiene tu contraseña personal. Puedes revocar la tarjeta en cualquier momento.
¿Quién lo controla? Tú lo generas y tú puedes cancelarlo cuando quieras desde Meta Business Suite.
Meta App (La aplicación del CRM)
¿Qué es? Es la aplicación técnica que el equipo de desarrollo del CRM registró en Meta. Piénsala como el "pasaporte" que el CRM usa para comunicarse con el sistema de Meta.
Lo importante: Esta aplicación es una sola y es del CRM, no de cada empresa usuaria. Todas las organizaciones que usan el CRM comparten esta misma "puerta de entrada" hacia Meta. Esto es completamente normal y legal — así funciona WhatsApp, Twilio, Sleekflow, y todos los proveedores de WhatsApp del mundo.
2. Verificación de la arquitectura — ¿Funciona realmente?
Toda la estructura fue diseñada basándonos en la documentación oficial de Meta.
CONFIRMADO: Una sola Meta App puede gestionar múltiples WABAs de diferentes empresas
Fuente verificada: Documentación oficial de Meta para Desarrolladores y guías de Twilio, 360Dialog e Infobip.
Esto es exactamente el modelo que usan todos los grandes proveedores de WhatsApp del mundo: Twilio, 360Dialog, WATI, Sleekflow, Bird — todos usan el mismo modelo. La Meta App es invisible para los clientes finales de tu negocio. Ellos solo ven el nombre y logo de tu empresa en WhatsApp.
CONFIRMADO: El perfil de WhatsApp (nombre, foto, descripción) es 100% independiente por empresa
Fuente verificada: Meta Graph API — Endpoint /{PHONE_NUMBER_ID}/whatsapp_business_profile
El nombre de negocio, la foto de perfil, la descripción, el correo, el sitio web — todo esto está vinculado al WABA y al número de teléfono, que son de cada empresa. La Meta App compartida no afecta ni controla ninguno de estos datos.
CONFIRMADO: El System User Token no expira por defecto
Fuente verificada: Documentación oficial de Meta sobre tokens de acceso.
A diferencia de los tokens de usuario personal (que duran 24 horas), los tokens de Sistema son permanentes a menos que el propietario los revoque manualmente. Esto es ideal para integraciones de producción.
CONFIRMADO: El routing por phone_number_id es el método correcto
Fuente verificada: Estructura oficial del webhook de Meta.
Cada mensaje entrante que llega al webhook del CRM incluye un campo llamado phone_number_id — un identificador único del número de WhatsApp de cada empresa. El CRM usa este código para saber a qué organización pertenece el mensaje antes de procesarlo. Esto es correcto y es el método estándar de la industria.
CONFIRMADO: Las plantillas de mensajes se gestionan por WABA, no por empresa de software
Fuente verificada: Meta API — Endpoint /{WABA_ID}/message_templates
Cada empresa tiene su propio banco de plantillas (hasta 250 por WABA). Las plantillas de una empresa no son visibles ni accesibles para otras empresas en el CRM.
MATIZ IMPORTANTE: El nombre de negocio (Display Name) requiere revisión de Meta
A diferencia de la foto de perfil o la descripción, cambiar el nombre que ven los clientes en WhatsApp (el "Display Name") requiere una revisión manual por parte del equipo de Meta.
- El proceso toma entre 2 horas y 24 horas.
- Si el negocio ya está verificado con Meta, cada cambio pasa por revisión.
- Se puede cambiar un máximo de 10 veces cada 30 días.
- Meta puede rechazar nombres que no reflejen claramente el negocio real.
Consecuencia para el CRM: El botón de "Cambiar nombre" en la configuración debe comunicar claramente al usuario que el cambio no es instantáneo y que requiere aprobación de Meta.
MATIZ IMPORTANTE: Cambiar la foto de perfil requiere un proceso de subida en dos pasos
Subir una foto de perfil no es un simple envío de imagen. Requiere:
- Paso 1: Subir la imagen al servidor de Meta mediante la "Resumable Upload API" para generar un código
handle. - Paso 2: Enviar ese código
handleal endpoint de perfil para aplicar la imagen.
Consecuencia para el CRM: La función de "Cambiar foto de perfil" es implementable, pero requiere este proceso de dos pasos en el código. No es complejo, pero sí específico.
3. Cómo se conecta tu WhatsApp al CRM — El proceso completo
El diagrama simplificado
META (WhatsApp)
│
┌──────────┴──────────┐
│ │
Tu WABA Meta App del CRM
(tu número, (puerta de entrada
tu nombre, técnica del CRM)
tus plantillas) │
│ │
└──────────┬──────────┘
│
System User Token
(la llave que tú generas
y le das al CRM)
│
┌────┴────┐
│ CRM │
└─────────┘Lo que pasa en el trasfondo cuando conectas tu WhatsApp
1. Tú generas un token en tu cuenta de Meta Business Suite. Este token es una cadena de texto larga y encriptada.
2. Pegas ese token en el CRM junto con dos identificadores de tu cuenta (Phone Number ID y WABA ID).
3. El CRM guarda el token de forma segura usando un sistema de cifrado especial (Supabase Vault). El token nunca se guarda como texto visible, ni siquiera para el equipo de desarrollo del CRM.
4. El CRM configura su webhook (una dirección URL) en Meta. Desde ese momento, Meta enviará a esa URL una notificación cada vez que alguien te escriba un mensaje.
5. Cada mensaje entrante incluye tu phone_number_id — el CRM lo usa para identificar automáticamente que ese mensaje es tuyo y no de otra organización.
6. Tu organización queda completamente aislada de otras empresas que usen el mismo CRM. No pueden ver tus mensajes, tus contactos, ni tu configuración.
4. Qué puede hacer cada organización desde el CRM
Una vez conectado WhatsApp, el CRM puede ofrecerte las siguientes capacidades directamente desde su interfaz.
Mensajería y Conversaciones
Perfil de Negocio en WhatsApp
Categorías disponibles: Automotriz · Belleza y Cuidado Personal · Ropa · Educación · Entretenimiento · Planificación de Eventos · Finanzas · Abarrotes · Gobierno · Hotel · Salud · Sin Fines de Lucro · Servicios Profesionales · Comercio Retail · Viajes · Restaurante · Otro
Plantillas de Mensajes (Templates)
Las plantillas son mensajes pre-aprobados por Meta que puedes enviar para iniciar conversaciones (fuera de la ventana de 24 horas) o para envíos masivos.
Tipos disponibles: Marketing (Promociones), Utilidad (Confirmaciones, citas), Autenticación (OTP).
Estadísticas y Monitoreo
5. Qué NO puede hacer el CRM (y por qué)
Es igualmente importante saber las limitaciones. Estas son reglas de Meta que aplican a todos.
Cambiar el número de teléfono de WhatsApp
Por qué: El número de teléfono está registrado físicamente en el WABA de Meta. Cambiarlo requiere un proceso de migración dentro de Meta Business Suite, no se puede hacer desde una API.
Crear o eliminar el WABA de otra empresa
Por qué: El CRM solo tiene acceso a los WABAs que las empresas le han autorizado explícitamente mediante el token. No puede crear WABAs ni afectar cuentas de otras empresas.
Verificar el negocio en Meta (Business Verification)
Por qué: La verificación de negocio ante Meta es un proceso que hace el propietario del negocio directamente con Meta, presentando documentos legales. No es automatizable.
Garantizar aprobación de plantillas o del nombre
Por qué: Meta tiene un equipo humano y algoritmos automáticos que revisan plantillas y nombres. El CRM puede enviarlos, pero Meta decide si los aprueba. El CRM puede rechazar plantillas que claramente violen políticas para ahorrarte el tiempo de envío, pero no puede garantizar la aprobación final.
Enviar mensajes ilimitados
Por qué: Meta impone límites de mensajes basados en el nivel de calidad de tu cuenta (Nivel 1: 1,000; Nivel 2: 10,000; Nivel 3: 100,000). Estos límites aumentan automáticamente con el uso de calidad. El CRM puede informarte tu nivel actual pero no puede modificarlo.
6. Errores comunes y cómo evitarlos
Error #1: Generar un token con permisos insuficientes
El problema: El usuario genera el token en Meta, pero olvida asignarle los permisos de WhatsApp. El token parece válido, pero cuando el CRM intenta enviar un mensaje, Meta responde con error.
Los permisos requeridos son exactamente dos: whatsapp_business_messaging y whatsapp_business_management.
Cómo evitarlo: Al generar el token en Meta Business Suite → Sistema de Usuarios → Generar Token, asegúrate de marcar ambos permisos explícitamente.
Error #2: Usar un token de usuario personal en lugar de un token de sistema
El problema: Los tokens de usuario duran 24 horas. Si se usa en producción, la integración dejar de funcionar al día siguiente.
Cómo evitarlo: El token debe generarse SIEMPRE desde: Meta Business Suite → Configuración del Negocio → Sistema de Usuarios → Generar Token.
Error #3: Conectar un número que ya está en uso en la app de WhatsApp Business
El problema: Si el número está activo en la app del teléfono, no puede conectarse a la API sin un proceso de migración.
Cómo evitarlo: Usa un número nuevo o dedicado para la API, o realiza el proceso de migración documentado por Meta antes de conectar.
Error #4: El negocio no está verificado y se espera enviar a gran escala
El problema: Sin verificación de negocio, el WABA queda en el nivel más bajo (250 conversaciones/día).
Cómo evitarlo: Iniciar el proceso de verificación de negocio en Meta Business Suite con documentos legales de la empresa.
Error #6: Revocar el token sin actualizar el CRM
El problema: Si revocas el token en Meta sin actualizar el CRM, la integración dejar de funcionar silenciosamente.
Cómo evitarlo: Si necesitas revocar, genera el nuevo token primero, actualízalo en el CRM y luego revoca el antiguo.
7. Guía paso a paso para conectar tu WhatsApp
Parte A — Configurar tu cuenta en Meta
Paso A1 — Crear tu Portafolio de Negocios en Meta
- Ve a business.facebook.com
- Inicia sesión y haz clic en Crear cuenta.
- Ingresa el nombre de tu empresa, tu nombre y correo.
Paso A2 — Crear tu cuenta de WhatsApp Business (WABA)
- En el menú lateral, busca Cuentas de WhatsApp.
- Haz clic en Agregar → Crear una cuenta de WhatsApp Business.
- Ingresa el nombre del negocio, zona horaria y moneda.
Paso A3 — Agregar tu número de teléfono
- Dentro de tu WABA, ve a Números de teléfono → Agregar número.
- Ingresa el número y verifícalo vía SMS o llamada.
- Anota el Phone Number ID que aparece en pantalla.
Paso A4 — Conseguir tu WABA ID
- En Meta Business Suite, ve a Cuentas de WhatsApp.
- Haz clic en tu WABA; el número bajo el nombre es tu WABA ID.
Paso A5 — Generar tu System User Token
- Ve a Configuración del Negocio → Sistema de Usuarios.
- Crea un nuevo usuario con rol Admin.
- Haz clic en Asignar activos → Selecciona tu WABA → Marca Control total.
- Haz clic en Generar token nuevo y marca whatsapp_business_messaging y whatsapp_business_management.
- Copia el token inmediatamente; solo se muestra una vez.
Parte B — Conectar en el CRM
Paso B1 — Ir a la configuración en el CRM
Ve a Configuración → Conexiones → WhatsApp Business y haz clic en Conectar WhatsApp.
Paso B2 — Ingresar tus credenciales
Ingresa el Phone Number ID, WABA ID, System User Token y tu número de teléfono en formato internacional.
Paso B3 — Configurar el Webhook en Meta
Copia la URL del Webhook y el Verify Token que te da el CRM. Luego ve a Meta for Developers:
- En tu Meta App, ve a WhatsApp → Configuración.
- En Webhooks, pega la URL y el Token y haz clic en Verificar y guardar.
- Activa las suscripciones: messages, message_deliveries y message_reads.
Paso B4 — Verificar la conexión
Regresa al CRM y haz clic en Verificar conexión. Si todo está bien, verás el estado como conectado.
¿Buscas información más detallada?
Help Center integrado
Para documentación técnica detallada de cada módulo, consulta el Help Center integrado dentro del CRM una vez autenticado.
Soporte directo
Para integraciones específicas, casos de uso avanzados o soporte de configuración, escríbenos a info@gazutechnology.com.